Zugriff auf Einzeldaten im Kassensystem eines Einzelunternehmens im Rahmen der Außenprüfung

veröffentlicht am 15. April 2015

BFH vom 16.12.2014 - X R 42/13

Bereits mit Urteil vom 16.12.2014 hat der BFH entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) auch dazu verpflichtet sind, sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen auch im Rahmen einer Außenprüfung nach BpO vorzulegen.

Streitbefangen war die Frage, ob die buchführungspflichtige Klägerin, die ein speziell für Apotheken entwickeltes, PC-gestütztes Erlöserfassungssystem verwendete, neben Tagesendsummenbons und manuell geführten Kassenbüchern auch zur Vorlage der Einzelwarenverkäufe verpflichtet sei.

Pressemitteilung des Bundesfinanzhofs mit weiteren Informationen zum Urteil

Nachdem das erstinstanzlich mit der Sache betraute FG der Klage stattgab, hob der BFH die Entscheidung auf und kam zu dem Ergebnis, dass die Klägerin zur Einzelaufzeichnung verpflichtet sei. Dies ergebe sich aus § 238 Abs. 1 HGB. Hieraus folgt dann nach Auffassung des BFH auch die elektronische Herausgabepflicht an die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung.

Verdichtete Buchungen müssten in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Dies gelte auch für Bargeschäfte, sofern diese Einzelaufzeichnung zumutbar sei. Der Steuerpflichtige könne zwar frei entscheiden, auf welche Weise er seine Warenverkäufe erfasse; wenn er sich aber zur Verwendung eines Kassensystems entscheide, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne und speichere (wie hier), könne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Vielmehr seien derartige Aufzeichnungen auch aufzubewahren und der Finanzverwaltung im Rahmen einer Prüfung Zugriff auf die Daten zu ermöglichen (§ 147 Abs. 6 AO).